صور الرقابة ومداها وادواتها وكيفية تطوير مفهموم الرقابة وطبيعة الرقابة وانواعها ...

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

بناء على طلب الاعضاء الكرام بالاستفاضة بموضوع الرقابة وانواعها

اود ان اقدم هذا الموضوع عن صور الرقابة ومداها وادواتها وكيفية تطوير مفهموم الرقابة وطبيعة الرقابة وانواعها ...

نبدأ على بركة الله

صور الرقابة :

قد تكون الرقابة داخلية وقد تكون خارجية :

1 ) الرقابة الداخلية :

وهي الرقابة التي تمارس داخل التنظيم الإداري أي بواسطة عضو من أعضاء التنظيم سواء كان وزيرا أو مديرا ، كل في نطاق المنظمة التي يرأسها .

ويمكن أيضا تقسيمها إلى رسمية ويقصد بالرقابة الرسمية التي تتم وفقا للقواعد الرسمية المقررة وبالرقابة الغير رسمية أن تؤدي الرقابة جزئيا بعدد من الطرق غير الرسمية مثلا شخصية القائد قد تلعب دورا في تنظيم نواحي نشاط المرءوسين بشكل يتمشى مع الخطط المقررة .

2 ) الرقابة الخارجية :

هي تلك التي تمارس من خارج التنظيم فتمارسها أجهزة متخصصة .

الرقابة من حيث مداها :

تنقسم الرقابة من حيث مداها إلى نوعين :

الأول : رقابة جزئية .
الثاني : رقابة شاملة .

ويقصد بالرقابة الجزئية :

هي تلك التي تقتصر على موضوع معين أو موضوعات محددة

ويقصد بالرقابة الشاملة :

هي تلك التي تتضمن جميع الوسائل التي تتصل بالجهاز الإداري من ذلك الرقابة التي يباشرها الرؤساء الإداريون بالجهاز الإداري .




يتبــــــــــــع ,,,

أدوات الرقابة :


هناك العديد من الأدوات والأساليب التي يمكن استخدامها للقيام بالوظيفة الرقابية ونكتفي بتعداد أهمها وأكثرها شيوعا :



1.الميزانيات التقديرية ( الموازنات التخطيطية ) .
2. البيانات الإحصائية .
3. التقارير والتحاليل الخاصة .
4. تحليل نقاط الضعف .
5. المراجعة الداخلية .
6. الملاحظة الشخصية .




تطوير مفهوم الرقابة :


الرقابة الإدارية واحدة من الوظائف الرئيسية الأربعة التي تتكون منها العملية الإدارية والترتيب المعتاد لهذه الوظائف هو التخطيط ، التنظيم ، التوجيه ، الرقابة .

إن كلمة الرقابة وموقعها في ترتيب وظائف الإدارة دلالة معينة وهي أن الوظيفة ليست منفصلة عن الوظائف الإدارة الأخرى ، بل هي جزء يكتمل به الأداء الإداري في منظمات الأعمال .

والرقابة كغيرها من الوظائف الإدارية ساهمت بدور رئيسي في تنظيم المجتمع ومؤسساته عبر مراحل التاريخ ، وتطورت تبعاً لذلك حتى أصبحت اليوم برأي علماء الإدارة والاقتصاد ، إن أي نظام إداري أو مالي لا تتوفر فيه رقابة فعالة ومنتظمة يعتبر نظاما يفتقر إلى مقومات وجوده ، ويرى هؤلاء العلماء أن الرقابة ظاهرة ضرورية وطبيعية في منظمات الأعمال ، لأنها تمثل الضوابط لكل تصرف إداري يتعدى أثره إلى الغير .

ومن المعتاد أن نجد بعض الأخطاء وبعض الجهود الضائعة والاحتكاك وما يترتب على ذلك من انحرافات عن الأهداف المقصودة ، فقد يتضح مثلا أن التخطيط غير كامل والتنظيم ينقصه الإصلاح ، والتشكيل الوظيفي غير سليم .


يتبـــــــــع ,,,

طبيعة الرقابة :

لو لم تكن الخطط الموضوعة في منظمات الأعمال بحاجة إلى تعديل والتنفيذ بدقة من خلال تنظيم إداري متكامل ومتوازن بتوجيه من مدير كفؤ ، لما كان هناك حاجة للرقابة ، فكثيرا ما نلاحظ أن التنظيمات الإدارية في المؤسسات والشركات لا تعمل دائما بصورة ميسرة ، ولمساعدتها على بلوغ أهدافها نجدها بحاجة إلى تعديل لمواجهة الظروف المتغيرة التي تستجد في المستقبل .

وهنا تبرز الحاجة إلى ذلك المدير الذي يأخذ في الحسبان التنبؤ بما ستكون عليه الحالة بعد حين ، ولما كانت عملية اختيار المدير الكفؤ يكتنفها بعض الغموض فإن مثل هذه القيادة الإدارية غالبا ما تكون مثارا للتساؤل.

وبصورة عامة نلاحظ أن طبيعة العمل الرقابي تهدف إلى القيام بالكشف عن الانحرافات السلبية في العمل ثم القيام بالإجراءات التصحيحية اللازمة لضمان تحقيق الأهداف .

علاقة الرقابة بالتخطيط :

يمكن النظر إلى العلاقة بين التخطيط والرقابة بأنها علاقة مباشرة وثيقة ومتبادلة بمعنى أن التخطيط يعتمد على نتائج العملية الرقابية ، وبالتالي فإن التخطيط يمد الرقابة بمعايير الأداء ، والرقابة تمد التخطيط بالمعلومات الكافية عن سير تنفيذ الخطة وحجم الإنجاز الذي تحقق .



يتبـــــــع ,,,

أنواع الرقابة :


1. الرقابة الوقائية :

يأخذ هذا النوع من الرقابة بالحسبان ضرورة الاستعداد لمواجهته والحيلولة دون حدوثه ، وفي الممارسة العملية يعنى المدير أن لا ينتظر حتى تأتيه المعلومات عن وقوع الخطأ أو الانحراف ، بل يتوجب عليه أن يسعى إليها بنفسه ويحاول كشفه قبل حدوثه .

2. الرقابة المتزامنة :

ويقصد بهذا النوع مراقبة سير العمل أولا بأول أي منذ بدايته وحتى نهايته ، فنقيس الأداء الحالي ونقيمه بمقارنته مع المعايير الموضوعة لاكتشاف الانحراف أو الخطأ لحظة وقوعه والعمل على تصحيحه فورا لمنع استفحال أثره .

3. الرقابة اللاحقة :

لا تتوقف الرقابة بمجرد إنجاز العمل ، حيث يقارن هذا الإنجاز الفعلي العام مع المعايير الموضوعة سلفا في الخطة والغرض من هذا الإجراء هو رصد الانحرافات والإبلاغ عنها لمعالجتها .



يتبــــــــع ,,,

الجزء الاخير من الموضوع ..


الرقابة من حيث مستوياتها الإدارية



تصنف الرقابة وفق هذا المعيار ضمن ثلاثة أنواع وهي :

1.الرقابة على مستوى الفرد :


يسعى هذا النوع من الرقابة إلى تقييم أداء الأفراد العاملين ، ومعرفة مستوى كفاءتهم في العمل وسلوكهم وذلك بمقارنتهم أدائهم مع المعايير الخاصة بذلك.

2.الرقابة على مستوى الوحدة الإدارية :


يهدف هذا النوع إلى قياس وتقييم الإنجاز لإدارة واحدة أو قسم من أقسامها لمعرفة مدى كفاءة أدائها لمهامها وتحقيق الأهداف المطلوبة منها .

3.الرقابة على مستوى المؤسسة ككل :


وهو المستوى الثالث للرقابة في منظمات الأعمال والغرض منه تقييم الأداء الكلي للمؤسسة ومعرفة مدى كفاءتها في تحقيق الأهداف العامة التي تعمل من أجل تحقيقها .

الرقابة من حيث نوعية الانحراف :

تصنف الرقابة من وفق هذا المعيار إلى نوعين رقابة إيجابية ، ورقابة سلبية :


1.الرقابة الإيجابية :
ويقصد بها تحديد الانحرافات الإيجابية لمعرفة أسبابها وتدعيمها ومن ثم الاستفادة منها بشكل أكثر في المستقبل .

2.الرقابة السلبية :

ويقصد بها الكشف عن الأخطاء والانحرافات السلبية وتحديد معرفة أسبابها ومسبباتها والعمل على تصحيحها فورا واتخاذ الإجراءات لمنع تكرار حدوثها في المستقبل .

الرقابة من حيث تنظيمها :


تصنف الرقابة طبقا لهذا المعيار إلى ثلاثة أنواع :

1.الرقابة المفاجئة :

وهو ذلك النوع من الرقابة الإدارية الذي يتم بصورة مفاجئة وبدون سابق إنذار من أجل مراقبة العمل وضبطه دون اتخاذ ترتيبات مسبقة من المدير أو الرئيس المباشر .

2. الرقابة الدورية :

وهي التي تنفذ كل فترة زمنية أي حسب جدول زمني منتظم حيث يتم تحديدها يوما او أسبوعيا أو شهريا .

3.الرقابة المستمرة :
وتتم عن طريق المتابعة والإشراف والتقييم المستمر لأداء العمل .





تم بحمد الله تعالى

مع تمنياتى بالفائدة للجميع