تعريف الرقـــــــــــابة الإدارية

تعريف الرقـــــــــــابة الإدارية
تنطوي وظيفة الرقابة على تلك الأنشطة و الأعمال التي تصمم كي تجعل من الأحداث تتماشى مع الخطط الموضوعة و من ثم فهي تقيس الأداء و تصحح الانحرافات السلبية و تؤكد تحقيق الخطط و لذلك فإن الاختبار الحقيقي لأي قائد هو ما يحققه من نتائج و لكن من الحتمي و جود بعض الأخطاء و بعض الجهود الضائعة وما يترتب عن ذلك من انحرافات عن الأهداف المنشودة فيتوجب وظيفة الرقابة .

تعريف الرقابة :

وظيفة من وظائف الإدارة تعنى بقياس و تصحيح أداء المرؤوسين لغرض التأكد من أن الأهداف و الخطط الموضوعة قد تم تحقيقها فهي وظيفة تمكن القائد من التأكد من أن ما تم مطابق لما خطط له.

يعرفها هنري فايول (...تنطوي الرقابة على التحقق إذا كان كل شيء يحدث طبقا للخطة الموضوعة و التعليمات الصادرة و أن غرضها هو الإشارة إلى نقاط الضعف و الأخطاء يقصد معالجتها و منع تكرار حدوثها و هي تنطبق على كل شيء معدات أفراد أفعال ) .

و يعرفها الدكتور سعيد محمد عبد الفتاح (....الوظيفة التي تحقق توازن العمليات مع المستويات و الخطط المحددة سلفا و أساس الرقابة هي المعلومات المتوفرة بين أيدي المدراء .
 وهي الوظيفة التي تهدف إلى تأكد كل رئيس أو قائد أن ما تم إنجازه من أعمال هو ما قصد إنجازه.

و من هذا يمكن أن نبين أن عملية الرقابة تتضمن أمرين :

1- التحقق من مدى إنجاز الأهداف المرسومة بكفاية .
2- الكشف عن المعوقات التي قد تتعرض تحقيق الأهداف و تعديلها و تقويم الانحرافات


خطوات الرقابة :

تتضمن الرقابة ثلاث خطوات أساسية هي:

1- تحديد المعايير : هي المقاييس الموضوعة التي تستخدم لقياس النتائج الفعلية أي أنها الوسيلة التي يتم بمقتضاها مقارنة شيء بشيء أخر و قد تكون هده المعايير مادية فهي تعتبر بمثابة نقاط أو أوجه قياس معينة يتم اختيارها للدلالة على إنجاز البرنامج أو الخطة المعنية بحيث أن قياس الأداء عن طريقها يعطي للقائد صورة محددة عن مدى سير العمل و تختلف معايير الأداء باختلاف المستويات التنظيمية و تتمثل هذه المعايير فيما يلي:
* كمية العمل المطلوب إنجازه
* مستواه النوعي
* الزمن اللازم لأدائه

2- قياس الأداء: قياس الأداء الفعلي و مقارنته بالمعايير السابق وضعها ففي الواقع تظهر كثير من الاختلافات و الاختلالات في تنفيذ المهام كما كان مخططا لها في مستوى الأداء للأفراد أو الإدارات المختلفة فيقصد بذلك مقارنة النتائج المحققة بالمعدلات الموضوعة سلفا فهو تقييم الإنجاز الذي يتم عن طريق وسائل متنوعة منها التقارير الإدارية و الشكاوي و التفتيش .
3 – تصحيح الانحرافات عن المعاير و الخطط :و يقصد بذلك الأخطاء و الانحرافات التي تسفر عنها عملية قياس الأعمال السابقة فإن عملية مقارنة أداء المخطط تمكن من رصد الانحرافات و بتالي محاولة تصحيحها و قيام المدراء باتخاذ إجراءات لعلاج الانحرافات فهذه العملية هي الخطوة تلتقي فيها الرقابة بباقي الوظائف الإدارية الأخرى فعن طريق العملية الرقابية يمكن للقائد أن يغير الخطط أو إعادة توضيح و تعريف الأفراد بالمهام و الواجبات المخولة لهم فلا يجب النظر للرقابة على أنها عملية مستقلة و منفصلة عن باقي الوظائف الأخرى بل يجب أن تعمل داخل إطار واحد يجمع كامل الوظائف الأخرى (التخطيط.التنظيم.التوجيه).

و يمكن التمييز بين نوعين من الإجراءات التصحيحية :
 الإجراءات (قصيرة الأجل) :يتم التصرف السريع و العلاج الفوري للانحراف التي تكون قد ظهرت في إحدى المستويات فيلجأ القائد إلى القيام بالأعمال و اتخاذ القرارات التي تتماشى مع الوضع الراهن .
 الإجراءات الوقائية(طويلة الأجل) : بعد علاج الأخطاء بصورة سريعة و إرجاع الأمور إلى ما هو مخطط يلزم الأمر اهتمام أكبر و أعمق بالأسباب و التعرف على الإجراءات التصحيحية طويلة الأجل لتفادي حدوثها في المستقبل